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Financeiro Contábil

 

 

O sistema ERControl foi idealizado sempre com a premissa de que o módulo financeiro contábil fossem, na verdade um único módulo e não apenas dois módulos complementares entre si.

Por isso, ao realizar uma operação no ERControl que envolvam valores, o reflexo nos relatórios contábeis e financeiros são imediatos e, na maioria das vezes, transparentes aos usuários.

Todos os módulos são integralmente interligados com o módulo financeiro/contábil, garantindo integridade das transações e fidelidade dos relatórios. São exemplo de módulos interligados ao módulo financeiro/contábil: Convênios, Faturamento, Cadastro. Imobilizado, e outros.

Plano de Contas

O cadastro do plano de contas é simples, porém completo.

Se a conta terá orçamento, se participará do fluxo de caixa, qual o percentual de depreciação anual, em caso de contas do Imobilizado, entre outras configurações definirão o compotamento das informações nos relatórios do ERControl.

Rateio

No cadastro das contas pode ser determinador qual o percentual de rateio dos valores lançados na conta serão apropriados aos Departamentos (Centro de Custos) da Entidade. Rotina importante quando se tem muitos Centros de Custos e inúmeras contas para realização de rateio. E, claro, o rateio é feito automaticamente pelo sistema a partir do Cadastro de Rateio acessada a partir do cadastro da conta. Veja também o modelo do relatório de conferência dos rateios cadastrados.

 

Centros de Custos

Criar a estrutura financeira/contábil (Centros de Custos) é tarefa fácil de realizar no ERControl ao mesmo tempo que é fundamental para a emissão de relatórios que permitam a análise de resultados departamentalizados, desde orçamentos, passando pelos balancetes chegando aos comparativos orçado x realizado, como veremos com mais detalhes mais adiante.

É possível também associar ao Centro de Custos o código de departamento equivalente na folha de pagamento. Informação importante para a configuração dos parâmetros de configuração da contabilização automática da folha de pagamento.

Orçamento

Cadastrar o orçamento mensal e anual é muito simples no ERControl. Pode-se iniciar o orçamento "do zero" ou a partir do orçamento do exercício anterior aplicando, por exemplo, um percentual de correção fixo mensal ou progressivo. Ou ainda criar o orçamento a partir do resultado real ocorrido no exercício anterior, também com opção de correção fixa ou progressiva com base em um percentual de reajuste. Seja qual a forma escolhida o processo é simples e a qualquer momento uma ou mais conta podem ser ajustadas.

O orçamento pode ser tanto para contas de receitas e despesas quanto de investimentos.

Relatório do Orçamento

O relatório de orçamento pode ser emitdo por Centro de Custos, Geral ou agrupando dois ou mais Centros de Custos. Clique nos links e veja alguns do modelos para o relatório;

Orçamento Geral: Relatório que consolida os orçamentos de todos os centros de custos em um único.

Orçamento Centro de Custo: Relatório individual por Centro de Custo;

Orçamento Grau Menor: Todos os relatórios de orçamento podem ser emitidos para graus menores das contas. Ou seja, podem ser exibidos apenas os grupos de contas, facilitando a visualização dos valores por grupos de contas.

Planilha Eletrônica do Orçamento: Como muitos outros relatórios do sistema, o orçamento também pode ser exportado para uma planilha eletrônica com um único clique.

Comparativo Orçado x Realizado

Com certeza cadastrar o orçamento só faz sentido se for possível fazer o acompanhamento entre o que foi orçado e o que de fato se realizou, o que no ERControl é fácil.

Consulta Saldos

Uma das maneiras de acompanhar a situação orçamentária de uma conta é através de uma consulta de saldos.

 

Em úma única tela de consulta saiba os saldos mensais e acumulados financeiro/contábil (conciliado e não conciliado), valor orçado para a conta, e a diferença entre o orçado e o realizado, e também a data do último lançamento realizado para a conta pesquisada.

A consulta pode ser para uma conta ou grupo do plano de contas, e filtrada por SubConta e também por Centro de Custo (Departamento).

No exemplo acima, o último lançamento realizado foi em 19/05/2008 e a Entidade no mês gastou menos do que estava orçado, porém, no acumulado o valor gasto com salários foram superior ao que havia sido orçado. Uma consulta rápida e de simples entendimento, ideal para o gerenciamento financeiro da Entidade e para a política de gastos dentro do plano orçamentário.

Relatório Comparativo

Outra forma bastante prática é através da emissão do relatório detalhado do Orçamento Comparativo.

Este mesmo relatório pode ser emitido de forma sintética, onde são apresentados apenas os saldos dos grupos de contas, de acordo com o nível de detalhamento definido pelo usuário.

Em um único relatório todas as informações para acompanhamento do orçamento das contas, com saldo acumulado anterior, saldo mensal, saldo acumulado total, e coluna com apresentação da diferença entre orçado e realizado. Além disso resumo com:

Resultado (déficit ou superávit)

Orçado acumulado até o mês anterior;

Realizado acumulado até o mês anterior;

Orçado do mês;

Realizado do mês;

Orçado acumulado totalr;

Realizado acumulado total;

Investimento

Orçado acumulado até o mês anterior;

Acumulado até o mês anterior;

Orçado do mês;

Realizado do mês;

Orçado acumulado totalr;

Realizado acumulado total;

Variação Patrimonial

Orçado acumulado até o mês anterior;

Realizado acumulado até o mês anterior;

Orçado do mês;

Realizado do mês;

Orçado acumulado totalr;

Realizado acumulado total;

 

Contas a Pagar

O controle de Contas a Pagar é totalmente integrado à contabilidade. Isto elimina re-trabalhos, e principalmente agiliza e dá segurança aos controles.

Contas cadastradas como previsão de pagamento são automaticamente contabilizados quando o pagamento é realizado. Valores contabilizados a pagar são imediatamente visualizados em todos os relatórios financeiros.

Logo, todas as informações de contas a pagar (previsão ou real) são facilmente visualizadas em uma única tela, e a partir dela são gerenciados, inclusive com emissão de cheques para pagamento.

Relatórios

Acompanhar a movimentação de contas a pagar é tarefa fácil no ERControl, principalmente porque ele fornece ao usuários diversos tipos de relatórios, dando a visão da situação de vários aspectos. Por exemplo (clique nos links para ver os relatórios):

Relatório de contas a Pagar Por Dia de Vencimento: Aqui as contas a pagar são exibidas por fornecedor agrupadas por dia de vencimento. é possível então verificar facilmente o total a pagar por dia e também a totalização dos dias solicitados. Além de sabermos o número do documento, também pode-se ver em que conta a dívida foi lançada, em qual centro de custo, qual a data do lançamento e se é apenas uma previsão ou um lançamento já contabilizado.

Relatório de contas a Pagar Por Centro de Custo: Neste relatório você tem a visão das contas a pagar agrupadas por Centros de Custos, identificando qual departamento da Entidade dispendirá mais recursos financeiros no período solicitado no relatório.

Relatório de contas a Pagar Por SubConta: Este é o relatório quando se quer visualizar o valor total a pagar para cada fornecedor no período determinado.

Relatório de contas a Pagar Por Conta: Tamém é possível emitir o relatório totalizado por Conta, sendo então possível analisar os valore a pagar por tipo de despesas para o período informado.

E todos esses relatório podem ser acessados a parir de uma única tela, com possibilidade de filtro por Conta, Centro de Custo, Período, Tipos de Documentos. SubConta (Fornecedor) data de vencimento, data de emissão, pagos ou a pagar, e outras opções.

Fluxo de Caixa

Das mais importantes ferramentas para administrar as finanças da Entidade, o Fluxo de Caixa (clique aqui para ver a tela) do ERControl tem fácil visualização e apresenta o fluxo financeiro para o número de dias futuros que o usuário desejar.

Colunas e Linhas

Os saldos são apresentados em colunas e linhas, onde cada linha equivale a uma data do período definido na pesquisa.

Saldo de Caixa e Banco: Na primeira linha do fluxo o ERControl apresenta em colunas individuais o saldo dos caixas e também saldo dos bancos, com opção de saldos conciliados ou não conciliados.

Colunas de Saldos Os valores diários de Cheques em Custódia, Contas a Receber, Contas a Pagar e Aplicações Financeiras com vencimento para o dia são totalizados em colunas de fácil visualização.

Totalização

O fluxo de caixa apresenta a totalização dos valores no período, dando visualização do movimento total no período.

Relatórios

Com um único clique do mouse o relatório do Fluxo de Caixa é gerado exatamente como apresentado na tela. Além disso, para ver os ítens das colunas Ch. Custódia, Receber e Pagar basta selecionar os dias que se deseja visualizar e utilizar os botões de acesso aos relatórios de Contas a Receber, Contas a Pagar e Ch. Custódia e facilmente ter o resultado na tela.

Outra grande facilitade disponível na tela de Fluxo de Caixa é a possíbilidade de exportação do resultado apresentado na tela para uma planilha eletrônica, flexibilizando ainda mais ao usuário a possibilidade de fazer simulações de forma bastante fácil e prática.

Cheques em Custódia

O ERControl possui o controle completo dos cheques em custódia (cheques pré-datados recebidos), com lançamento automático dos valores no financeiro e contabilidade, tanto na entrada dos cheques quanto na sua baixa quando depositados no banco.

Ao cadastrar cada cheque recebido, o sistema armazena data de lançamento do cheque no sistema, data de emissão, data de vencimento, valor e e empresa que enviou o cheque para a Entidade, além é claro dos dados de identificação do banco (banco, agência, conta e número do cheque).

Os cheques lançados são imediatamente integrados ao fluxo de caixa e extrato de valores pendentes do associado. E o relatório de cheques em custódia que vencem diariamente é facilmente acessado pelo fluxo de caixa ou pelos relatórios de contas a receber.

 

Emissão e Impressão de Cheques

Emissão

Emitir cheques das contas a pagar cadastradas no sistema, seja por meio dos lançamentos financeiros ou previsões de contas a pagar é muito simples. Basta pesquisar os registros e definir se desejar agrupar os valores em um único cheque ou se para cada valor localizado na pesquisa será emitido um cheque. A mesma tela usada para cadastro das contas a pagar é usada para emissão dos cheques.

Impressão

Clique e veja a tela de impressão de cheques. Os modelos de impressão de cheques podem ser criados conforme a necessidade da Entidade:

- Sem cópia;

- Com cópia;

- Com descrição das despesas;

Para isso é usado o gerador de templates de impressão que permite a configuração de vários medelos de impressão para diversos tipos de formulários.

 

Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária é realizada de forma muito prática no ERControl. A partir da conciliação, que é o procedimento de identificar no sistema as operações de fato ocorridas no banco, é possível emitir extratos, balancetes e razões com saldo conciliado e não conciliados.

Aliás, a partir da tela de Conciliação é tem-se fácil acesso aos extratos bancários, pesquisa de lançamentos e à tela de lançamentos financeiros/contábil, através de botões de acesso rápido.

 

Relatórios Financeiro-Contábeis

Um dos grandes diferenciais do ERControl são os relatórios para gerenciamento financeiro-contábil. São relatórios que dão à diretoria e gerência da Entidade total acompanhamento, em tempo real, de todos os saldos e posições econômico-financeiras da Entidade.

A seguir apresentaremos alguns dos principais relatórios financeiro-contábeis disponíveis no ERControl:

Extratos

Extrato de Caixa: Extrato de movimentação de caixa para acompanhamento diário dos valores lançados, com totalização do saldo anterior, entradas, saídas e saldo acumulado. Se preferir pode acompanhar o saldo do caixa a cada lançamento efetuado, através do extrato de movimentação passo a passo.

Extrato Banco: Apresenta os lançamentos efetuados no banco no periodo definido pelo usuário, com data de emissão, data de vencimento, se está conciliado ou não e o saldo após cada operação. É possível a emissão do extrato Conciliado ou Não Concliado.

Os extratos também podem ser emitidos para quaisquer outras contas do plano de contas, e também podem ser emitidos por conta ou subconta.

Razões

Os razões permitem a visualização dos lançamentos financeiros-contábeis realizados para as contas e subcontas em um mês inteiro. Pode ser emitidos com a opção de saldo conciliado e não conciliado. Existem quatro tipos de razões no sistema:

Razão Mensal de Conta: Este modelo apresenta os lançamentos de um mês e ano para uma conta ou mais contas individualmente.

Razão Polimensal de Conta: Este modelo apresenta os lançamentos realizados em um intervalo de meses, em um derteminado ano, para uma conta ou mais contas individualmente.

Razão Mensal de SubConta: Da mesma forma que o Polimensal de Conta, este modelo apresenta os lançamentos de um mês e ano para uma subconta (fornecedor ou cadastro) individualmente. Dessa forma podemos analisar os lançamentos realizados dentro de uma conta para um determinado código de fornecedor ou funcionário, por exemplo.

Razão Polimensal de SubConta: Este modelo apresenta os lançamentos realizados em um intervalo de meses, em um derteminado ano, para uma subconta (fornecedor, associado, funcionário, etc) ou mais individualmente.

Os razões pode ser emitidos para uma ou mais contas, uma ou mais subcontas, e também para um ou mais Centros de Custos, o que garante análises mais precisas de valores lançados para cada setor da Entidade.

Assim como os demais relatórios, os dados apresentados nos razões poder ser facilmente exportados para uma planilha eletrônica, como Excel por exemplo.

Balancetes e Balanços

Os balancetes e balanços são dos relatórios com maior variedade no ERControl. O usuário pode emitir balancetes detalhados, ou em níveis de contas (exibindo apenas grupos de contas), com cinco, três, duas ou uma coluna. Também podem ser com nome no presidente, tesoureiro e contador, com ou sem o termo de reconhecimento e responsabilidade. Clique nos links abaixo e veja a imagem de alguns modelos disponíveis:

Balancete Geral: Relatório que apresenta a posição fianceira/contábil em determinado momento, com apresentação de saldos em anterior, movimentação do mês e saldo acumulado, de acordo com as opções definidas pelo usuário. Ao final do relatório é apresentado o resumo das operações de receitas e despesas, apresentando a variação do período (superávit ou défict).

Assim como é possível visualizar o balancete em seu nível máximo de detalhamento das contas, pode-se emitir os balancetes em níveis menores, onde são exibidos apenas os grupos de contas.

Apresentar Balancetes por Centro de Custos com o resultado financeiro-contábil de cada Centro de Custo da Entidade é muito fácil uma vez que o ERControl gera os balancetes em um único clique separando os relatórios por Centro de Custo, ou ainda, se o usuário preferir pode gerar um relatório com a soma do resultado de dois ou mais Centros de Custos.

Outra fantástia opção é a emissão de balancetes com Análise Vertical, dando ao usuário a oportunidade de verificar quanto cada item do balancete representa de uma conta por ele definida, com resultado em percentuais. Por exemplo: quanto a receita de cursos e treinamento representa da receita total da Entidade? Esta informação você tem de forma muito rápida e simples.

Em apresentações para pessoas mais leigas em relação à leitura de um balanço ou balancete, emitir um Balancete de Uma Coluna pode ser uma opção eficiente pois torna o relatório mais claro. O número de colunas pode ser determinada no momento da visualização do relatório.

Precisa emitir um balancete com os nomes, funções e assinatura para encaminhamento a algum orgão oficial. Não há dificuldade. Use o Balancete ou Balanço com opção de assinatura e termo de reconhecimento e responsabilidade. Aliás o termo pode ser alterado pelo usuário de acordo com o que for mais conveniente para a Entidade.

O sistema também emite Balancetes de SubContas, apresentando o saldo anterior, movimentação mensal e saldo acumulado de uma conta, agrupando os valores por subconta.

Como nos demais relatórios do ERControl, os balancetes e balanços são facilmente exportados para Planilhas eletrônicas.

Muitos outros relatórios como DRE, Extratos e demonstrativos estão disponíveis no módulo financeiro/contábil. Agende uma demonstração e conheça tudo o que está à disposição de sua Entidade no ERControl.

 

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